Datenschutzhinweise für die Next Readiness-App

Diese Hinweise beschreiben die Verarbeitung personenbezogener Daten in der angemeldeten Next Readiness-SaaS-Anwendung. Sie gelten zusätzlich zur Website-Datenschutzerklärung und zu einem einbezogenen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Rollen nach DSGVO

Für Kundeninhalte, die ein Kundenunternehmen oder seine Nutzer in Next Readiness einbringen, ist regelmäßig das Kundenunternehmen Verantwortlicher. FalkHQ verarbeitet diese Inhalte grundsätzlich als Auftragsverarbeiter nach Weisung des Kunden.

Für eigene Zwecke ist FalkHQ eigenständiger Verantwortlicher, insbesondere für Kontoanlage, Abrechnung, Vertragsverwaltung, Sicherheit, Missbrauchsprävention, Support, rechtliche Nachweise und Produktkommunikation.

Kundeninhalte

Kundeninhalte können Unternehmens- und Mitarbeiterdaten, Rollen, Zuständigkeiten, Prozessbeschreibungen, Nachweise, Fragebogenantworten, Richtlinien, Zertifikate, Risiken, Aufgaben, Dateien, Kommentare und Freitexte enthalten.

Kunden entscheiden, welche Inhalte sie einbringen und wer innerhalb ihres Mandanten Zugriff erhält. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sollen nur eingebracht werden, wenn dies für den vereinbarten Zweck erforderlich und rechtlich zulässig ist.

FalkHQ-eigene Verarbeitung

Wir verarbeiten Accountdaten, Identitätsdaten, Rollen und Berechtigungen, Mandantenmitgliedschaften, Abrechnungs- und Vertragsdaten, rechtliche Akzeptanznachweise, Supportanfragen, Sicherheits- und Auditmetadaten sowie technische Nutzungsdaten.

Zwecke sind Betrieb, Vertragserfüllung, Sicherheit, Mandantentrennung, Support, Nachweisführung, Rechtsverteidigung, Missbrauchsprävention und Produktverbesserung. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO sowie Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

KI-gestützte Funktionen

Next Readiness kann KI-gestützte Funktionen einsetzen, etwa für Fragebogen-Zuordnung, Antwortentwürfe, Zusammenfassungen, Risikocluster oder Prozessentwürfe. Diese Ausgaben sind Arbeitshilfen und müssen vom Kunden geprüft werden.

Kundendaten werden nur dann an externe KI-Modellanbieter übermittelt, wenn die Funktion für den Kunden aktiviert ist und der eingesetzte Anbieter im Vertrag, AVV oder in der Unterauftragsverarbeiterliste benannt ist. Next Readiness ersetzt keine Rechts-, Datenschutz-, Audit-, Steuer-, M&A-, Zertifizierungs- oder Compliance-Beratung.

Sicherheit, Audit und Betrieb

Zur Sicherung der Anwendung verarbeiten wir technische Protokolle, Authentifizierungs- und Autorisierungsereignisse, Systemereignisse, Fehlerdaten, Rate-Limit- und Missbrauchssignale sowie Änderungen an sensiblen Ressourcen.

Diese Daten dienen Mandantentrennung, Zugriffskontrolle, Nachvollziehbarkeit, Angriffserkennung, Störungsbehebung und Einhaltung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten. Sie werden nicht zur Veröffentlichung von Kundeninhalten verwendet.

Dienstleister und Subprozessoren

Plattformfunktionen können durch FalkHQ selbst betriebene Komponenten erbracht werden, etwa Identität, Analytics, Observability, Feature Flags, KI-Gateway, Datenbanken, Cache und Objektspeicher.

Externe Dienstleister und Unterauftragsverarbeiter werden auf der Subprozessoren- und Datenstandortseite beschrieben. Zugriff erfolgt zweckgebunden und nur im erforderlichen Umfang.

Löschung und Aufbewahrung

Kundeninhalte werden nach Vertragsende oder auf Weisung des Kunden gelöscht oder zurückgegeben, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, Sicherheitsinteressen oder berechtigten Nachweisinteressen entgegenstehen. Konkrete Fristen können im Vertrag, AVV oder Order Form geregelt werden.

Account-, Abrechnungs-, Sicherheits- und rechtliche Nachweisdaten können länger gespeichert werden, soweit dies zur Vertragserfüllung, Rechtsverteidigung, gesetzlichen Aufbewahrung oder Missbrauchsprävention erforderlich ist.

Betroffenenrechte

Soweit FalkHQ eigenständig verantwortlich ist, können Betroffene ihre Rechte direkt gegenüber FalkHQ geltend machen. Soweit FalkHQ als Auftragsverarbeiter handelt, leiten wir Anfragen nach Maßgabe des AVV an den Kunden weiter oder unterstützen den Kunden bei der Bearbeitung.

Datenschutz- und Sicherheitsanfragen zur App richten Sie bitte an [email protected].